Voldoe aan wet- en regelgeving met e-mailarchivering

Vandaag de dag geldt voor e-mail dezelfde juridische basis als voor communicatie per reguliere post. Als je je e-mailarchivering niet op orde hebt kan je in de problemen komen, met als gevolg hoge boetes, rechtszaken en misschien wel het vervelends: een beschadigd imago. Er is geen universele regel of standaard voor e-mailarchivering. Dit is afhankelijk van branchespecifieke, geografische en andere factoren.
Sommige branches zijn beter gereguleerd dan andere, bijvoorbeeld de financiële dienstverlening, gezondheidszorg en overheid. Dit soort organisaties moet voldoen aan een variëteit aan regels wat betreft bescherming, archivering en opvragen van gegevens.
Veel bedrijven gaan er ten onrechte vanuit dat als hun sector niet onder dergelijke duidelijke regulering valt, e-mailarchivering niet verplicht is. Waar deze bedrijven aan voorbij gaan is het feit dan nagenoeg álle organisaties aan algemene regels moeten voldoen, waarin óók het correct opslaan en beschermen van elektronische communicatie gedurende een bepaalde tijd inclusief het snel kunnen terugvinden wanneer daarom gevraagd wordt.
De implementatie van een e-mailarchiveringssysteem is een oplossing waarmee je op een kostenefficiënte manier aan alle wetgeving voldoet. Gegevens raken nooit verloren en bedrijven profiteren van eenvoudige zoek- en opvraagfunctionaliteit wanneer er een compliance-vraagstuk is.
Als je al gebruik maakt van het inkomende en/of het uitgaande filter van SpamExperts, is het zeer eenvoudig om ook e-mailarchivering toe te voegen. De archiveringssoftware van SpamExperts maakt een kopie van ieder bericht dat binnenkomt en/of uitgestuurd wordt, versleutelt en comprimeert dit bericht en slaat het veilig en redundant op in de cloud of in je eigen opslagfaciliteit. Hieroverheen ligt een efficiënte index, waarmee je razendsnel elk bericht kan terugvinden. Door het archivering van je e-mail op SMTP/MX-niveau verzeker je jezelf van de hoogste graad van compliance – en je hebt natuurlijk altijd een veilige back-up van je e-mail!