Verhuizingen complex? Welnee!

Over de jaren heen hebben wij honderdduizenden domeinen verhuisd. Wij hebben daardoor ontzettend veel ervaring opgedaan met hoe registries deze mutatie implementeren en vooral de hobbels die op de weg liggen tussen de intentie tot verhuizen en het daadwerkelijke verhuizen zelf.
In de dagelijkse gang van zaken worden domeinen een voor een verhuisd. Dit geeft je voldoende controle om het proces netjes voor te bereiden, in de gaten te houden en naar je klant toe op te volgen.
Maar zodra we het hebben over bulkverhuizingen (het verhuizen van een groter aantal domeinen van de ene registrar naar de andere) groeien de hiervoor genoemde hobbels soms uit tot grotere proporties en zien bedrijven hier tegen op. Dit is onterecht! In deze blogpost wil ik je meenemen door de ontwikkelingen die wij in de afgelopen jaren hebben doorlopen en wat vertellen over hoe wij de hobbels hebben weggenomen en het verhuisproces zo soepel mogelijk kunnen laten verlopen.

Het verhuisproces in een notendop

Maar eerst terug naar het begin: de verhuizing zelf. De cruciale stap in een domeinverhuizing is het aantonen dat de verhuizing daadwerkelijk toegestaan is. Hier zijn drie gangbare methoden voor:

• Met een autorisatiecode (zoals bijvoorbeeld .nl, .eu, .de en .se)
• Met een expliciete bevestiging van de domeinhouder, meestal via e-mail (zoals bijvoorbeeld .es, .fr en .at)
• Of een combinatie van beide (zoals bijvoorbeeld .pl, maar ook alle gTLD’s zoals .com)

Natuurlijk zijn er ook uitzonderingen. Er zijn registries waarbij de oude registrar het domein naar de nieuwe moet sturen (“push”, zoals bij .uk); er zijn registries waarbij de nieuwe registrar een domein kan binnenhalen zonder enige vorm van authenticatie (“pull”, zoals bij .dk); er zijn registries die het ouderwetse papierwerk vereisen (.ru); en tenslotte zijn er registries die niet eens weten dat er iets als een verhuizing bestaat (.sr). Maar over het algemeen genomen gelden de eerder genoemde drie manieren voor de grote meerderheid van de domeinen.
Dan hebben we de registratieperiode: wat gebeurt er met de vervaldatum van een domein na de verhuizing? Ook hier zijn drie mogelijkheden:

• De vervaldatum verandert niet. Normaal gesproken betekent dit dat de verhuizing zelf gratis is. De eerste keer dat je voor een domein gaat betalen is als het verlengd moet worden. Let op als je een domein net voor zijn vervaldatum verhuist: dan kan deze verlenging wel eens heel snel komen, soms zelfs dezelfde dag! Voorbeelden hiervan zijn .nl, .nu en .uk.
• De vervaldatum wordt met een jaar verschoven. Anders gezegd, de verhuizing komt samen met een verlenging. Je betaalt direct maar de eerstvolgende verlenging is nog ver weg. Minimaal een jaar, soms zelfs langer als het om een meerjarenregistratie gaat. Voorbeelden zijn .eu en alle gTLD’s.
• En dan zijn er registries die gewoon opnieuw beginnen te tellen. De nieuwe vervaldatum is exact één jaar na de datum van verhuizing. Dit is de enige situatie waarin je registratieperiode verliest, zeker als je kort na de registratie alweer verhuist. Voorbeelden hiervan zijn .be, .de en .fr.

Als we het hebben over bulkverhuizingen dan moeten we de financiële gevolgen van de laatste twee categorieën in de gaten houden: een verhuizing van 1.000 .com-domeinen kost je minstens $8.000 – direct te voldoen! Natuurlijk koop je voor dat geld registratieduur, maar je cashflow wordt wel behoorlijk beïnvloed. Maar het kan slechter: verhuis 1.000 .be-domeinen en je riskeert het verlies van 1.000 domeinjaren.
Deze blogpost geeft inzicht in hoe wij deze problemen opgelost hebben.

Registries die bulkverhuizingen ondersteunen

Laat me beginnen met de eenvoudigste manier van een bulkverhuizing: registries die dit gewoon standaard ondersteunen omdat ze begrijpen wat registrars nodig hebben. Dergelijke registries zijn gewoon geweldig. SIDN: jullie zijn geweldig. DNS België: jullie zijn geweldig. EURid: jullie zijn geweldig. AFNIC: jullie zijn geweldig.
Het proces is als volgt:

• De huidige registrar bevestigt de verhuizing door een formulier te ondertekenen
• Wij importeren de domeinen

Wat? Maar twee stappen? Ja, maar twee stappen. Geen interactie met de domeinhouder, geen gedoe met gegevens, geen geklaag over niet-bevestigde verhuizingen; dit is gewoon perfect.
De afgelopen jaren hebben wij tools onwikkeld die alle gegevens inlezen en deze automatisch omzetten naar domeinen, contacten en nameservers in je account. Met bijna 200 SIDN-bulkverhuizingen en tientallen bulkverhuizingen vanaf andere registries hebben we onze tools volledig kunnen optimaliseren en een dergelijke import kan in enkele minuten verwerkt worden.
Ook als je niet zelf registrar bent kan je van zo’n bulkverhuizing gebruik maken: een gedeeltelijke bulkverhuizing vanaf een andere registrar is ook mogelijk, waarmee alleen jouw domeinen worden verhuisd.
De grootste voordelen zijn dat alle gegevens exact overgenomen worden, dat alles op één moment wordt afgerond, dat er geen verschuivingen in vervaldata zijn en dat er geen contact is met domeinhouders of andere partijen.

Verhuisrobots

Als een registry een bulkverhuizing ondersteunt, dan is dit de beste optie als je je eigen registraraccount hebt of veel domeinen van deze ene extensie bij een andere registrar. Maar wat doe je met al je andere domeinen? Als je 1.000 andere domeinen hebt in 100 verschillende extensies bij een andere registrar zoals OpenSRS – hoe kan je deze domeinen dan eenvoudig overzetten?
Wij krijgen deze vragen vaak en hebben het antwoord voor je: we hebben een verzameling verhuisrobots ontwikkeld voor een groot aantal externe registrars. Het proces is net zo eenvoudig als het vorige, slechts twee stappen:

• Je geeft ons toegang tot je account bij de andere registrar
• Wij agenderen de verhuizingen en verwerken ze op de achtergrond

Zodra wij toegang tot je account hebben kunnen we alle benodigde gegevens kopiëren: contacten en nameservers. We weten de vervaldatum van een domein, dus we kunnen de verhuizing kort voor deze datum inplannen zodat je cashflow nauwelijks verandert. Wij beheren de contacten, dus wij zijn het die de verhuizingen bevestigen zonder de domeinhouder lastig te vallen en elimineren hiermee het risico van niet-bevestigde verhuizingen.
Binnen een jaar zullen alle domeinen over zijn en kan de consolidatie afgevinkt worden als “klaar”. Door het spreiden van de verhuizingen blijft je interne administratie ongewijzigd en kan je gewoon je klanten blijven factureren op dezelfde datum als je dat ook voor de consolidatie deed.
Eén recente ontwikkeling dreigde echter roet in het eten te gooien: contactverificatie… Maar ook hier hebben een we oplossing voor gevonden, lees verder!

Geplande verhuizingen

Als een bulkverhuizing door de registry niet mogelijk is en ook een verhuisrobot niet tot de mogelijkheden behoort kunnen we altijd een oplossing bieden die ‘normale verhuizingen’ gemakkelijker maakt. Wij hebben een verhuistool ontwikkeld die een databestand in CSV-formaat accepteert met daarin alle domeingegevens en verhuisdata en de verhuizingen op basis van deze gegevens inplant.
Hiermee hoef jij je niet meer druk te maken om het aanmaken van allerlei objecten (domeinen, contacten) in het Openprovidersysteem. De verhuizingen zelf zullen ‘normale’ verhuizingen zijn, dus neem wel even contact met je klanten op om de verhuizingen te bevestigen als dat voor die extensie(s) nodig is!

ICANNs contactverificatie

Een recente ontwikkeling bij ICANN is de verplichting tot contactverificatie: ieder contact dat je gebruikt als eigenaar van een gTLD-registratie worden in onze database gecontroleerd. Als het e-mailadres nog niet bevestigd is sturen wij een e-mail aan dit adres waarin we vragen op een link te klikken. Als dit niet gebeurt zijn we verplicht de domeinregistratie te bevriezen.
Omdat deze eis onderdeel is van ons contract met ICANN komen we hier niet onderuit, maar we hebben een methode ontwikkeld waarbij met minimale inspanning een maximaal resultaat wordt bereikt: pre-verificatie.
Pre-verificatie
De kern van de oplossing is dat alle verificatieverzoeken op hetzelfde moment worden gestart. Op dit moment zal iedere eigenaar van de te verhuizen domeinen een verzoek krijgen om zijn e-mailadres te verifiëren. Omdat je je klanten hier al over geïnformeerd hebt (bijvoorbeeld via je eigen nieuwsbrief) en omdat je de e-mail naar eigen inzicht schrijft en vormgeeft verwachten je klanten deze e-mail al. Mochten er toch nog vragen zijn, dan is je helpdesk hierop geïnstrueerd.
Binnen enkele dagen is het grootste deel van je contacten geverifieerd. En een eenmaal geverifieerd contact hoeft later niet nogmaals geverifieerd te worden. Alle verhuizingen via de robot zullen nu écht volledig stilletjes verlopen.
Het mooiste is nog wel dat dit zonder enig risico is. Zelfs als de verificatie mislukt gebeurt er niets, om de simpele reden dat er nog helemaal geen domeinen in Openprovider staan! Wij kunnen dus niets bevriezen en je kan de verificatie later samen met je klant alsnog afronden zonder enige tijdsdruk.

Tijd voor actie!

Zoals je ziet hebben wij alle tools beschikbaar om een consolidatie zo simpel mogelijk te laten verlopen. De volgende stap is dat je een overzicht krijgt van je eigen portfolio en contact met ons opneemt om de besparing te berekenen en een gepersonaliseerd verhuisplan op te stellen. Binnen een jaar kan de consolidatie afgerond zijn met minimale inspanning en maximaal resultaat!