EasyDMARC in de praktijk – case study Procys

E-mail kan snel uit de hand lopen. Hoe kan je overzicht houden over je uitgaande e-mail, ervoor zorgen dat deze niet als spam wordt gemarkeerd, én er ook nog eens voor zorgen dat hackers geen phishingmails kunnen verzenden vanaf jouw domein? Waarschijnlijk heb je er al wel eens aan gedacht om met DMARC en SPF-instellingen te experimenteren. Maar hier zitten veel haken en ogen aan, en bij het handmatig instellen van de records heb je de kans om de verkeerde resultaten op te wekken. Gelukkig zijn er andere oplossingen. EasyDMARC maakt het instellen van deze records een eitje, en helpt je op gemakkelijke wijze om overzicht te krijgen over je e-mail en je deliverability rate te verhogen.

Hicham El Hafed is directeur van Procys, een start-up op het gebied van AI. Procys gebruikt al een aantal maanden EasyDMARC. Wij hebben met Hicham gesproken om meer te weten te komen over de manier waarop EasyDMARC Procys helpt en hen onverwachte inzichten heeft gegeven in zijn uitgaande e-mailstrategie.

Openprovider: Wat inspireerde jou om EasyDMARC uit te proberen?

Hicham: Procys is een startup, dus we proberen elke dag nieuwe dingen uit om te leren wat het beste voor ons werkt. We merkten dat onze e-mails niet aankwamen in de inboxen van onze klanten en contactpersonen. Veel e-mails gingen rechtstreeks de spamfolder in. We hadden al geprobeerd om handmatig het SPF record aan te passen, maar dit loste het probleem niet op.

Daarnaast hadden we ook geen goed overzicht over de platforms vanwaaruit wij e-mails verstuurden. Het was niet mogelijk om geautomatiseerde e-mails die in het verleden verstuurd waren terug te zien. Wij waren daarom op zoek naar een oplossing of tool die ons kon helpen overzicht te geven over alle uitgaande e-mail van procys.com.

Openprovider: Hoe heeft EasyDMARC dit voor jullie veranderd?

Hicham: EasyDMARC heeft vanaf de eerste dag van gebruik alle e-mails gelogd die vanaf ons domein verzonden worden. Op deze manier gaf het ons direct een hoop inzichten die wij nog niet hadden. We gebruiken een aantal verschillende platformen om automatische e-mails te versturen, zoals Chargify voor facturatie en HubSpot voor marketingcampaignes. Door EasyDMARC kwamen wij er direct achter dat een aantal platformen die wij niet meer gebruiken nog steeds automatische e-mails verstuurden uit onze naam. Dit hadden wij anders niet geweten.

Het gebruik van EasyDMARC geeft mij daarnaast een veilig gevoel. We willen niet dat ongeautoriseerde partijen e-mails kunnen sturen vanaf procys.com. Het is immers óns domein en óns merk. EasyDMARC logt alle e-mails die vanaf ons domein verstuurd worden en van welke servers deze afkomstig zijn, en dat voegt een belangrijk stuk veiligheid toe. Het geeft ons een veilig gevoel dat je deze servers dan direct kan blacklisten.

Wat ik ook fijn vind aan EasyDMARC is dat je zelf de records niet hoeft in te stellen. Ik hoef niet meer in te loggen in onze DNS nameservers om nieuwe records te creëren of te updaten. Met de hosted DMARC en SPF-oplossing van EasyDMARC regel ik alles vanuit één centraal platform. Als ik een nieuw platform of nieuwe partij op de whitelist wil kan ik dit gemakkelijk regelen in het controlepaneel. Het werkt net zo voor BIMI. Ik hoef niet meer handmatig een afbeelding te uploaden en aan de DNS records, maar doe dit snel en automatisch via het controlepaneel.

Openprovider: Welke nieuwe inzichten heeft EasyDMARC jou gegeven?

Hicham: EasyDMARC heeft ons veel inzichten gegeven die we anders hadden gemist. Op één van onze e-mailservers stonden onze Europese servers bijvoorbeeld op de whitelist, maar de Amerikaanse servers niet. Iedere keer als er een e-mail verzonden werd van een Amerikaanse server, kwam deze gelijk in de map met spam terecht. Een ander voorbeeld: een tijdje geleden hebben we onze domeinnaam veranderd. We kwamen er via EasyDMARC achter dat HubSpot nog steeds e-mails verzond vanaf ons oude domein. Zonder EasyDMARC was het een stuk lastiger geweest om zoiets op te merken. En dat zijn nog maar twee van de inzichten die we in de eerste 24 uur van het gebruik hebben opgemerkt!

Openprovider: Aan wie zou je EasyDMARC aanraden?

Hicham: Ik zou EasyDMARC aanraden aan iedereen die niet langer tijd wil verdoen met het handmatig updaten van SPF en DMARC-records, en die op zoek is naar een oplossing die alle aspecten van je uitgaande e-mailstrategie beveiligt. EasyDMARC heeft ons een compleet beeld gegeven van onze uitgaande e-mails en aspecten die wij aan onze strategie kunnen verbeteren. Ik denk dat EasyDMARC een must is in onze huidige tijd, net zoals het hebben van een SSL-certificaat dat is. Zonder certificaat laten veel browsers je website niet eens zien. Op dezelfde wijze hebben veel e-mailservers tegenwoordig extra beveiligingslagen, die elke e-mail zonder DMARC-instellingen direct naar de spamfolder sturen. Het niet gebruiken van DMARC betekent dus dat je e-mails bij veel van je contacten nooit zullen aankomen.

Openprovider: Je hebt wellicht verschillende oplossingen voor je probleem overwogen. Waarom heb je voor EasyDMARC gekozen, en inet voor eéń van de alternatieven?

Hicham: Ik ben praktisch ingesteld en ik heb veel technische kennis over dit onderwerp. Daarom ben ik eerst aan de slag gegaan met handmatige oplossingen. Na een tijdje realiseerde ik mij echter dat de oplossing van dit probleem buiten mijn macht ligt. Als iemand anders morgen besluit om een e-mail vanaf jouw domein te versturen, is er geen enkele manier om hier via de handmatige aanpak achter te komen. Daarom besloot ik om EasyDMARC uit te proberen.

Openprovider: Dus zelfs als een technische professional geef je de voorkeur aan het gebruik van EasyDMARC, in plaats van het handmatig instellen van de records?

Hicham: Ja, omdat de hosted solution van EasyDMARC mijn leven een stuk gemakkelijker heeft gemaakt. Je hoeft niet langer zelf in te loggen op de nameservers, of iemand anders toegang te geven tot je volledige DNS-infrastructuur. Veel kleinere bedrijven werken met een derde partij die verantwoordelijk is voor alle IT-gerelateerde zaken. Met EasyDMARC krijgt zo’n partij slechts toegang tot dit enkele deel van de DNS, in plaats van tot de volledige infrastructuur. Dat kan je zelfs zien als een extra laag veiligheid voor je bedrijf.

Openprovider: Wat heeft EasyDMARC voor jou het meest veranderd in jouw bedrijf? Waren er resultaten die je totaal niet verwachtte?

Hicham: Ik was eerlijk gezegd erg verbaasd met de resultaten. In het begin wist ik niet echt zeker wat deze tool voor ons kon doen. Nadat je EasyDMARC aanzet moet je 24 uur wachten voor je de eerste resultaten ziet. Zoals ik al zei was ik zeker verrast door de resultaten die we kregen. Iets dat mij bijvoorbeeld opviel was dat we veel transactionele e-mails sturen, meer dan ik dacht dat we deden. Dat zette mij aan het denken dat we dit proces een stuk gemakkelijker kunnen maken. EasyDMARC inspireerde ons ook dus om veranderingen aan te brengen in onze e-mail workflows, wat zeker een pluspunt is.

Openprovider: Heel erg bedankt, Hicham!

Lees hier meer over EasyDMARC, en boek een call met één van onze salesspecialisten om erachter te komen wat deze tool voor jouw bedrijf kan doen.