Client Area Sign In

Openprovider Support

Contact our support department using the form on this page. For more information about the availability of our support team, please visit our Knowledge Base. Here, you can also find answers to many questions.




E-mail puzzel

We maken er maar het beste van: de verplichte ICANN e-mails

blog-email-customization-original(Wist je dat we ook een webinar over dit onderwerp gehouden hebben?)
Binnen ons groothandelsconcept hebben wij liever geen interactie met de eindgebruiker. In de meeste gevallen kunnen wij hen simpelweg niet helpen omdat hun overeenkomst niet met ons is maar met jou, onze klant. Uitzonderingen zijn meldingen van misbruik, (sub-)resellers die niet reageren en andere (voornamelijk juridische) scenario’s. Maar zelfs in deze gevallen proberen we eerst om hen in contact te krijgen met hun directe provider.
Er is echter een grote, heel grote uitzondering: ICANN. ICANN verplicht ons om iedere dag opnieuw duizenden e-mails te versturen – aan de eindgebruiker. Contactverificatie, controle van whoisgegevens, domeinen die binnenkort verlengd moeten worden, verhuisbevestigingen en meer.
Vanaf het allereerste begin hebben wij onze energie gestoken in het zoveel mogelijk verbergen van de naam “Openprovider”. We gebruiken een anonieme handelsnaam en voor sommige e-mails kon je er zelfs voor kiezen je eigen naam of e-mailadres te gebruiken. Toch vonden we dit onvoldoende: we willen onze klant de controle over de e-mail geven en niet Openprovider!
Wat hebben we gedaan? We zijn begonnen met de implementatie van verdergaande flexibiliteit. Flexibiliteit wat betreft talen, teksten, lay-out, alles. De afgelopen weken hebben wij de laatste hand gelegd aan dit personalisatie-project. De oplettende bezoeker zal al diverse nieuwe pagina’s en features zijn tegengekomen.

De beste in de branche?

Dit is het moment waarop we kunnen zeggen dat dit project afgerond is en wij zijn trots op het resultaat: als we onze tools vergelijken met degene die we van andere registrars kennen en als we de reacties van onze klanten horen dan kunnen we niet anders dan concluderen dat onze tools tot de beste in de branche behoren!
Waarom? Omdat ze volledige flexibiliteit bieden. Niet “bijna volledige” – gewoon “volledige”:

  • Je kan de e-mails versturen vanuit elk e-mailadres dat je wilt – zonder je zorgen te maken over spamfilters.
  • Je kan templates toewijzen aan groepen klanten; je kan zelfs elke klant apart als een “groep” beschouwen en op die manier een aparte template aan elke klant toewijzen.
  • Je kan volledige meertaligheid gebruiken die niet alleen de talen dekt die Openprovider ondersteunt (Nederlands, Engels, Spaans en Russisch), maar ook Duits, Japans en Swahili. Nu ik dit schrijf moet ik even terugkomen op mijn eerdere bewering dat we “volledige flexibiliteit” bieden – ik zie net dat we Klingon nog niet accepteren.
  • Dit is niet beperkt tot de verhuis-emails die de meesten van jullie al langere tijd kennen en gebruiken, maar je kan echt élke e-mail die wij vanuit de ICANN-regels moeten sturen personaliseren:
    • E-mails om inkomende en uitgaande verhuizingen te bevestigen
    • E-mails om een e-mailadres te verifiëren
    • E-mails met merkinformatie (trademark claims notifications)
    • E-mails met whoisgegevens (Whois Data Reminder Policy of WDRP)
    • E-mails met informatie over de einddatum van een domein (Expired Registration Recovery Reminder of ERRP)
    • E-mails met registratie-overeenkomsten (in de toekomst)
    • E-mails om houderwijzigingen te bevestigen (in de toekomst)

Met deze tools ben je net zo flexibel als wanneer je zelf geaccrediteerd registrar zou zijn. Je bent zelfs flexibeler want de accreditatie zelf geeft je geen beschikking over mailfunctionaliteit: je zal zelf nog veel tijd moeten steken in ontwikelling. Doe deze ontwikkeling en het onderhoud ervan daarom niet zelf maar laat het over aan Openprovider.

Een stap voor stap voorbeeld

Ik kan hier nu een technische handleiding gaan schrijven die tot in detail uitlegt hoe je je e-mails personaliseert, maar ik prefereer een wat luchtiger blog post en verwijs voor deze droge informatie graag naar onze knowledge base. In plaats daarvan gebruik ik een realistisch voorbeeld om je stap voor stap door alle mogelijkheden te leiden.

Onze klanten en de uitgangssituatie

In dit voorbeeld veronderstel ik dat ik een webhoster ben met voornamelijk lokale klanten, enkele internationale klanten en twee resellers die hun eigen klantenbestand hebben. Een plaatje zegt meer dan duizend woorden:
blog-customization-map
Je ziet dat ik 10 Nederlandse klanten heb, 5 Duitse klanten, enzovoort. Reseller A heeft 10 Franse en 2 Italiaanse klanten en zo kan je eenvoudig de spreiding van eindgebruikers zien.
Op dit moment heb ik nog niets in mijn beheerpaneel geconfigureerd: geen templates, geen talen, geen labels, helemaal niets. Daarom zal iedere e-mail worden uitgestuurd met het anonieme e-mailadres dat Openprovider gebruikt en op sommige plaatsen mijn eigen naam in de teksten.

Labels maken

Als eerste stap wil ik Openprovider vertellen welke klanten eigenlijk klanten van mijn resellers zijn. Dit doe ik op klantniveau met zogenaamde “labels”. Dit begint met het aanmaken van enkele “klantlabels” via het menu Account > Instellingen > Labelbeheer. Ik maak twee klantlabels aan: “Reseller A” en “Reseller B”:
blog-customization-screenshot-tagmgt

Het labelen van de klanten van mijn resellers

Nu is het tijd om de klanten van mijn resellers van de juiste labels te voorzien via de “wijzig klant”-pagina’s. Voor elke klant die bij een van deze twee resellers hoort open ik de klantgegevens en ken ik het juiste label toe:
blog-customization-screenshot-modcustomer
Laat het feit dat je deze wijziging voor iedere klant apart moet doorvoeren je er niet van weerhouden het ook daadwerkelijk te doen: met onze API kan je dit proces volledig automatiseren! Als je daarna elke nieuwe klant automatisch van het juiste label voorziet is je account altijd up to date.

Een template voor contactverificatie maken

Hoewel we al een aantal stappen uitgevoerd hebben is er in de praktijk nog niets gewijzigd met betrekking tot de e-mails die Openprovider stuurt, maar dat gaat nu veranderen. Voor dit voorbeeld heb ik gekozen voor de contactverificatie-emails omdat hier alle mogelijke vormen van personalisatie in verweven zijn. Het proces is hetzelfde of zelfs eenvoudiger voor de andere soorten e-mails.
Als je voor de eerste keer de Contactverificatiepagina opent zie je alleen de vier systeemtemplates: één voor elke taal die door Openprovider ondersteund wordt:
blog-customization-templates-initial
Ik wil hier mijn eigen tekst hebben, dus ik start met een nieuwe template voor de Nederlandse taal. Merk op dat je meerdere varianten “Nederlands” ziet: voor Nederland, voor België, voor Suriname, … Hiermee kan je klanten die dezelfde taal hebben maar verder heel verschillen zijn toch een andere template bieden, wat wederom laat zien hoe flexibel onze tools zijn!
Omdat ik begin met een template voor mezelf en niet voor een van mijn resellers laat ik het Label leeg. Wanneer ik over een paar minuten aan de templates voor Reseller A en Reseller B ga beginnen dan selecteer ik natuurlijk het juiste label!
Het opstellen van de e-mail spreekt nu voor zich. Het interessantste deel is de Bevestigingslink waar ik iets verderop meer over zal vertellen. Als de e-mail klaar is kan je een voorbeeld op je beeldscherm krijgen en als alles in orde is sla je de template op. Als je er zeker van bent dat je de template direct in productie wilt gebruiken kies je direct voor Activeren. (Inactieve templates gebruik je om een nieuwe versie voor te bereiden terwijl de huidige nog gewoon gebruikt blijft worden.)
Een voorbeeld van een template waarin een afbeelding, stijlen, kleuren en een tabel gebruikt worden:
blog-customization-example-template
Omdat ik een Nederlandse webhoster ben met voornamelijk Nederlandse klanten kan ik deze Nederlandse template veilig als Standaard markeren: als de template wordt gebruikt voor een klant waarvoor nog geen taalversie beschikbaar is, valt het systeem terug op deze standaardtemplate. Als je een internationaler klantbestand hebt kan je ervoor kiezen om de Engelse versie standaard te maken.
De afbeelding hieronder toont een iets uitgebreidere configuratie waarbij meerdere talen binnen meerdere labels zijn gedefinieerd:
blog-customization-screenshot-tagmgt-multiple

De talen finetunen

Standaard zal Openprovider de taal van een klant bepalen op basis van zijn landcode. In de meeste gevallen is dat voldoende, maar hoe ga je om met landen met verschillende talen zoals België en Zwitserland? Of wat denk je van een Nederlandse klant die in Berlijn in Duitsland woont? Dit is waar de Taal-instelling binnen een klantobject zijn nut bewijst:
blog-customization-screenshot-modcustomer-language

De klant naar je eigen website sturen

In de e-mail die wordt gestuurd om het e-mailadres van de klant te verifiëren is een link opgenomen waarop de klant moet klikken. Normaalgesproken leidt deze link naar een anonieme pagina:
blog-customization-confirm-default
Maar zou het niet leuk zijn om de klant naar je eigen website of die van je klant te sturen, waar hij een mooi vormgegeven pagina in je eigen huisstijl ziet? Dit alles is mogelijk, al hangen hier wel (wat) ontwikkelkosten aan. In onze Knowledge Base vind je een duidelijke how-to.

E-mailauthenticatie

We zijn bijna klaar. Op dit moment stuurt Openprovider specifieke e-mails die gebaseerd zijn op (a) de taal van de klant en (b) bij wie de klant hoort (bij jou of een van je resellers). Jouw onderwerp wordt gebruikt, jouw tekst, jouw opmaak, jouw links en jouw e-mailadres als afzender.
En dit is waar de laatste stap in het proces om de hoek komt kijken: de e-mail wordt nog steeds vanuit onze server gestuurd! Technisch is dat geen enkel probleem: de e-mail wordt netjes afgeleverd op de juiste server. Maar sommige clients en zeker de meeste filtersoftware (zoals spamfilters) controleren of de server die de e-mail stuurde (onze server) ook gemachtigd is om e-mail namens deze afzender (jijzelf) te versturen.
Dit is een technisch verhaal; het enige wat je op dit moment moet weten is dat je in de nameserverconfiguratie van de domein(en) waarvandaan je de e-mails wilt laten sturen onze mailserver moet autoriseren om e-mail in jouw naam te versturen. Natuurlijk hebben wij ook dit zo makkelijk mogelijk gemaakt: ga gewoon naar de e-mailauthenticatiepagina in je control panel, voeg de domein(en) die je als afzender wilt gebruiken in en klik op de Authenticeer-knop om details over de benodigde instellingen te krijgen. Je ziet dat dit slechts twee nameserverrecords zijn.

Afsluitend

Nu je je domeinen en e-mailtemplates via de bovengenoemde stappen hebt geconfigureerd leidt dat tot maximale herkenning door je klanten of de klanten van je reseller. Zij krijgen een e-mail binnen die van jou vandaan komt, in jouw huisstijl, met jouw teksten en met een link naar jouw website voor bevestiging in plaats van een onbekende website.
We bevelen je van harte aan om jezelf te verdiepen in de krachtige tools rondom personalisering en zo je klanten een optimale gebruikerservaring te bieden. Mocht je tegen vragen aanlopen dan staat onze helpdesk voor je klaar.
Hier krijg je heel veel voor terug: minder vragen over ‘vage e-mails’, minder genegeerde e-mails, minder mislukte verhuizingen en minder bevroren domeinen door gemiste verificatie-emails.
En vergeet niet het unique selling point dat ook jij weer aan je klanten kan aanbieden: niet alleen jij maar zij net zo goed kunnen profiteren van onze personalisatie!

Je moet inloggen om een reactie te kunnen plaatsen.
Menu