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Archivado de email para cumplir con la ley

email-archivingHoy en día el correo electrónico debe ser tratado legalmente igual que la comunicación postal. La falta de archivado de correo electrónico puede resultar en problemas legales, multas graves y la pérdida de los casos judiciales, por no hablar de una reputación perjudicada. No existe una norma o norma universal cuando se trata de archivar el correo electrónico. Hay múltiples factores a tener en cuenta, entre los cuales los más importantes están relacionados con la industria y y la geografía.
Las empresas específicas como los servicios financieros, la asistencia sanitaria y las organizaciones gubernamentales suelen estar más reguladas que otras y estas organizaciones deben cumplir con las normas específicas de la industria en cuanto a protección de documentos, archivado y recuperación de datos.
Muchas empresas asumen erróneamente que si su negocio no es parte de una industria claramente regulada, el archivado de correo electrónico no es un procedimiento obligatorio. Lo que se pasa por alto es el hecho de que casi todas las organizaciones deben cumplir con las regulaciones generales, ya sean las leyes laborales, las leyes financieras, las normas laborales que imponen el almacenamiento y protección de datos electrónicos adecuados durante un determinado período de tiempo. Como ejemplo, en los EE.UU. los cambios de las Reglas Federales de Procedimiento Civil (FRCP) en 2009 han tenido un impacto generalizado en el almacenamiento de correo electrónico y las políticas de retención. Las Reglas Federales de Procedimiento Civil se aplican a cualquier organización que tenga el potencial de participar en un litigio. Existen regulaciones similares para la mayoría de las otras naciones también.
Estos cambios están obligando a muchas empresas, de prácticamente todas las industrias, a implementar sistemas de archivado de correo electrónico corporativo con el fin de responder rápida y adecuadamente a los avisos de e-Discovery. La implementación de un sistema de archivado de correo electrónico es la única solución rentable y compatible. Los datos nunca se pierden y las empresas se benefician de herramientas sencillas de búsqueda y recuperación para cumplir con los desafíos legales y de cumplimiento que enfrentan todas las industrias en la actualidad.
La ley ha alcanzado la era de la alta tecnología. Las empresas de cualquier tamaño y en cualquier campo de actividad son requeridas por la ley para tratar el almacenamiento y recuperación de correo electrónico igual que cualquier otro registro de negocios. Las organizaciones no tienen más remedio que cumplir, y la solución es un sistema profesional de archivado de correo electrónico.
Utilizando el servicio de filtrado de SpamExperts para correo entrante y/o saliente, es muy fácil agregar también la solución de archivado de correo electrónico. La solución de archivado de SpamExperts coge una copia de cada mensaje entrante y/o saliente que pasa los sistemas, los encripta, los comprime y los almacena de forma segura y redundante en la nube o en su dispositivo de almacenamiento preferido. Además, una búsqueda rápida indexada te permite recuperar rápidamente cualquier grupo de mensajes para la re-entrega. Al archivar tu correo en SMTP/MX, tienes garantizado un grado óptimo de cumplimiento legal además de tener siempre una copia de seguridad segura de tu correo.

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